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Ajuda - Solução GDOOR PRO

 
Notas de compra - Importação de documentos

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Importação de XML de compra - NFe (Importa)

 

       No módulo de Compras, é possível importar os XMLs das notas de Compra enviados pelos fornecedores. Isso evitará a redigitação da nota de Compra. A importação dos XML’s permite que o sistema cadastre, caso não existir, fornecedor e produtos. Para verificar se os produtos contidos nos XML’s estão cadastrados no estoque, o sistema usará como base, o código de barras que vem no XML. Os fornecedores serão verificados pelo CNPJ.

       Para importar os XML’s das notas de Compras, siga os seguintes passos:

 

       1º. Clique em Configurar, NF-e - Produtos e informe a pasta onde serão salvos os XML’s recebidos dos fornecedores no campo XML de compras, em Localização de Arquivos.

 

gdoor14_dicas_confxmlcmp

 

       2º. Para importar o XML do fornecedor para a nota de compra, no menu principal do GDOOR, clique em Nota de Compra, apresentará a listagem das notas de compra lançadas. Clique em Novo e após clique em Importar NF-e, aparecerá a tela de importação da NF-e de compras, com todos  os XML´s ainda não importados para o sistema, conforme imagem abaixo:

 

gdoor14_dicas_xmlcmpimp

 

       3º. Selecione a nota e clique em importar ou sair. Na tela de importação o Sistema mostrará somente as notas que no XML conter a linha indicando a Autorização de uso de NF-e. Em casos em que o XML recebido não conter a Autorização de uso, é possível localizar o XML clicando no botão Localizar.

 

       Ao clicar em IMPORTAR o sistema irá fazer verificar no XML se o CNPJ do destinatário da nota é o mesmo CNPJ que está cadastrado como emitente no Sistema.

 

gdoor14_dicas_confxmlcmp_dest

 

Caso os CNPJ´s não coincidam, o sistema mostrará o aviso. Na mensagem de confirmação clique em SIM para continuar a importação da nota, ou clique em NÃO para cancelar o procedimento.

 

       Ao clicar em SIM, o sistema irá verificar se o fornecedor que está no XML´s consta no cadastro de fornecedores. Se o mesmo não estiver cadastrado, o GDOOR solicita o cadastramento do fornecedor.

 

       Após a verificação e cadastro do fornecedor, o sistema irá verificar se os produtos que estão no XML importado estão cadastrados no estoque.

 

       4º. Os produtos que estão no XML e que não foram encontrados no estoque serão listados na tela com o campo Código em branco. Os produtos que foram localizados serão apresentados com o campo Código preenchido com o mesmo código do cadastro do estoque e na cor azul. Os produtos que estão com o campo código em branco poderão ser cadastrados na importação do XML ou serem vinculados a produtos já cadastrados no estoque. O sistema irá usar o código de barras do XML para verificar se o produto já esta cadastrado no estoque.

 

       Exemplo de produtos não existentes ainda na base:

 

gdoor14_dicas_impxml_prodnexist

 

       Caso o produto já estivesse cadastrado na base de dados, irá efetuar a busca automaticamente pelo Código e o EAN.

 

       No exemplo a seguir a tela de Associação. Com ela é possível localizar um produto no estoque e fazer a associação com um produto que está no XML enviado pelo fornecedor. É possível usar a descrição do produto que está no XML, ou descrição do produto associado.

 

gdoor14_dicas_impxml_localizar

 

       Na tela de associação dos produtos do XML com os produtos cadastrados no estoque, o botão Cancela faz o cancelamento da operação e sai da tela. O botão Confirma faz a associação do produto do XML com o produto cadastrado no estoque.

       Após a confirmação desta associação, o sistema automaticamente unirá as informações do produto em estoque com o produto que está sendo importado e caso suas descrições sejam diferentes, apresentará cada descrição em seu campo (Descrição ou Descrição no estoque) e ficará a cargo do usuário escolher qual delas utilizará por meio das opções de Na compra, usar descrição e EAN: do XML ou do estoque, conforme imagem abaixo:

 

gdoor14_dicas_impxml_descslocaliza

       

       Outra opção nesta tela que pode ser utilizada para melhor organização no cadastramento de itens novos pela importação do XML é a de "Ao cadastrar, agrupar produtos com mesma descrição e código de barras", onde caso haja mais de uma vez o mesmo produto lançado na nota do fornecedor (XML) o sistema agrupará as informações a cadastrará somente 1 única vez. Essa opção funcionará corretamente no caso de o produto possuir o mesmo código de barras (EAN) e a mesma descrição. Caso uma das duas condições não seja atendida, não fará o agrupamento das informações.

 

       As opções encontradas na tela principal de importação do XML de compras são as seguintes:

 

       Localizar: Localiza no estoque produtos já cadastrados e faz a associação com um produto do XML que não está cadastrado. Com esta associação o sistema não irá cadastrar o produto no estoque e importará para a nota o produto indicado na associação.        

       Desvincular: Caso o sistema automaticamente encontre no estoque um produto relacionado ao produto que está no XML (através do código EAN) e o usuário deseje desvincular este produto que está vindo pelo XML pelo que já está cadastrado no estoque, basta clicar neste botão que o sistema irá desfazer essa ligação e será cadastrado um novo produto no estoque baseado no que está vindo no XML, mesmo que contenha a descrição idêntica ao já cadastrado. Neste caso, será feito um novo cadastro, com novo código.

       Importar: Importa para a nota os produtos já existentes no estoque, além de cadastrar e importar os produtos não encontrados no estoque.

       Cancelar: Cancela a operação e volta para a nota de compra.

 

Alterando o CFOP do item

 

          Ao efetuar a importação do arquivo XML ou mesmo em um lançamento normal é possível alterar o CFOP do item conforme necessidade ou orientação contábil. Em geral este recurso é mais utilizado para casos de importação de XML.

         Após efetuar a importação do XML, basta clicar sobre a palavra CFOP (na área de lançamento dos itens) e escolher o CFOP relacionado na listagem apresentada:

 

        gpro_compra_cfop

 

       Após escolher basta clicar em converter e confirmar a operação. Vale lembrar que, todos os itens (já lançados) da nota irão assumir o CFOP indicado nesta operação.

      OBS: Ao deixar em branco e clicar em converter, será possível efetuar o cadastro do CFOP contido no XML.

 

       gpro_compra_cfop_novo

 

       É possível neste momento optar pela movimentação do estoque.

 

gpro_compra_cfop_novo1

       


Importação de Pedido de Compra

 

       O módulo de Compras permite a importação do Pedido de Compras para a tela de compras. A importação do pedido evita a redigitação da nota de compra, já que as informações estão contidas no pedido. Ao importar um pedido de compra, se houver alguma diferença na nota em relação ao pedido, esta diferença pode ser ajustada na nota. Caso a quantidade pedida seja superior a quantidade que está chegando, é possível informar na nota de compra a quantidade que está chegando, tornando o pedido pendente e podendo realizar a importação novamente com o saldo restante. Para importar o Pedido de Compra, acesse o módulo de Nota de Compra no menu principal do GDOOR e clique no botão Pedido de Compra.

 

gdoor14_notacompras_botaopedcom

 

       Ao clicar no botão em questão, abrirá a tela para escolha do pedido de compra a ser importado:

 

gdoor14_notacompra_imppedcomp

 

       Nesta tela, é possível utilizar as seguintes opções:

 

       Número: Campo utilizado para filtrar o pedido pelo número. Caso o usuário saiba o nº do pedido, basta inserí-lo neste campo e apertar enter que o sistema irá importar o mesmo diretamente para a nota de compra.

       Fornecedor: Ao incluir o nome de um fornecedor neste campo, o sistema buscará o próximo pedido da lista referente a este pedido.

       Entregues: Ao marcar esta opção, o sistema mostrará todos os pedidos, inclusive os que já foram entregues.

       Cancelar: Cancela o processo e volta para a tela principal da nota de compra.

       Importar: Botão utilizado para efetivamente importar o pedido para a nota de compra.

 

       Ainda na tela de importação de pedido de compra, é possível marcar mais de um pedido para ser importado ao mesmo tempo, basta marcar o checkbox em frente ao número do pedido. Caso sejam pedidos de fornecedores diferentes, o sistema emitirá a seguinte mensagem:

 

gdoor14_notacompra_imppedmsg

 

       Após clicar em Importar, o sistema jogará todos os itens do pedido para dentro da nota de compra, sendo possível efetuar alterações se desejado ou até mesmo inclusão e exclusão de itens.